Salas cheias de processos físicos são liberadas, após transformação digital que levou celeridade nos julgamentos

A Defensoria Pública da Bahia e o TRF Tribunal Regional Federal da 1ª Região em Brasília conseguiram acelerar os processos de julgamento regional, após investirem em transformação digital de documentos físicos. Ambos os órgãos buscavam por performance inteligente para gerenciar as informações de processos de forma automatizada, segura e eficiente. A Diagrama Tecnologia, empresa especializada em gestão eletrônica da informação, foi a responsável pelo projeto de transformação digital de documentos que gerou eficiência e agilidade operacional das respectivas instituições.

O projeto foi implementado, dentro de todas as exigências da esfera pública, que avalia qualidade, agilidade e segurança, antes de qualquer decisão.

A digitalização das informações permitiu que processos físicos fossem repassados para sistemas digitais. Assim, o acesso à informação ganhou automação e agilidade, pois não há mais necessidade de uma pessoa se deslocar para uma sala empoeirada e cheia de processos antigos, para localizar um determinado documento solicitado em caráter emergencial. Outro benefício encontrado é a possibilidade de acesso compartilhado, caso mais de um profissional precise checar a mesma informação.

Cases

A Defensoria Pública buscava por um modelo de transformação digital de documentos, que trouxesse agilidade e ao mesmo tempo fosse compatível com os sistemas de tramitação de processos eletrônicos. A implementação foi possível com a aquisição de 300 scanners Kodak Alaris Scanmate i940 integrado a softwares que auxiliam no tratamento da imagem e direcionamento da informação para pastas ou nuvem.

Já o Tribunal Regional da 1ª Região, responsável por processos e julgamentos da 2º instância, implementou os scanners departamentais para melhorar o acesso à informação, aumentar a produtividade e dar celeridade na tramitação de documentos para que os procedimentos fossem mais ágeis, seguros e acessíveis aos jurisdicionados. Além disto, houve o melhor aproveitamento de espaços dedicados, anteriormente, para a aguarda de documentos.

Os benefícios foram comprovados por ambos os órgãos que sentiram avanço nos processos de julgamento, após a transformação digital que gerou eficiência para toda a cadeia e consequentemente melhora no atendimento à população. A Diagrama Tecnologia, já atendeu 14 Tribunais e 11 Ministérios Públicos, além de outras autarquias como a suprema corte, STF (Superior Tribunal Federal) e procuradorias. Todos através de licitações ou adesões nas Atas de Registros de Preços vigentes.

Fonte: www.docmanagement.com.br